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在流程设计中如何区别“角色与岗位”?


最近在帮一家上市公司的IT部门做IT运维管理体系建设咨询,在和项目团队研讨流程时,大家关于流程设计中活动的执行者写的是角色名称还是岗位名称?意见不统一。今天就和大家聊聊这个话题,岗位和角色有何区别和联系。

角色是流程活动的执行者


企业管理体系中的“角色”对应一个或一组“业务活动”并代表一个或一组“业务权力”。相同的“角色”从事相同的“业务活动”,拥有相同的“业务权力”。一组“业务活动”也可以只有一个“业务活动”,即一个“角色”对应一个“业务活动”也是可以的。“角色”-“活动”是“角色”的主要关联关系。“组织”可以被赋予“角色”,从而间接实现了“组织”与“活动”的关联。
“角色”如果仅有一个名称,没有与“业务活动”关联,那么这个“角色”其实没有什么实际的意义。即“组织”内如果设定了一个“角色”,但这个“角色”不干任何活,则这个“角色”就如同没有设定一样。所以,“角色”是因“业务活动”而产生的概念。

“角色”与“岗位”的区别


“岗位”是企业<组织架构>中一个确定的节点。岗位是某个领域能力的集合。“岗位”是因<组织架构>而产生的。所以,“岗位”一般都有定编,缺了就要补上,所谓“一个萝卜一个坑”。“角色”是因“业务活动”而产生的,对应的是一组“业务活动”。当“业务活动”没有实际发生时,“角色”不一定要对应到具体的人,也可能根本对应不到具体的人。比如,对很多企业来说,“项目经理”是一个“角色”,而不是一个“岗位”,不会明确必须有四个“项目经理”,缺一个就要马上招人,要补上。只有当真正有项目启动时,比如同时启动了两个管理咨询项目,才明确需要两个项目经理,此时可以选派任何“岗位”上的人来担当这个“角色”,只要这个人能胜任。

流程、角色、部门的关系


(1)流程——价值创造。流程的价值在于围绕客户完成价值创造,这是企业应该关注的焦点。
(2)角色——能力柱。在价值创造过程中,需要一些关键角色来完成,比如客户经理、商务助理、信用控制员、成本核算员、仓储管理员等。而且流程对这些角色的要求是动态变化的,增加或者减少角色,或者对角色的能力提出动态要求,这些角色实际上是完成流程运转的能力柱。
(3)部门——孵化能力。根据职能合并同类项,能力柱角色可以归集到不同部门,部门主要是能力孵化器的角色。比如凡是与财经有关的角色,应收、应付、费用、资产、会计、资金管理等,都放在一个部门,有利于专业能力不断提升。同时根据需求,可以裂变一些新角色,如管理会计、工程会计等满足流程的要求。
流程与组织并非对立的关系,也不是谁比谁更重要,而是相辅相成的关系,并且两者都是围绕客户价值创造与交付这个共同目标服务的。
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举例说明角色和岗位的关系


<业务费用报销流程>的第一步是<提交业务费用报销申请>,完成人是<报销申请人>。这个“业务活动”在没有发生时,<报销申请人>是无法对应到具体的“岗位”或人的。而当这个“业务活动”发生时,一定会对应到具体的人,因为<提交业务费用报销申请>这个“业务活动”之所以发生,一定是有人完成了此活动。
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<报销申请人>是一个“角色”,而不是一个“岗位”,因为<报销申请人>并不是“组织架构”中的一个节点和对象,不属于某个部门或科室。在企业的“组织架构模型”中是找不到<报销申请人>这个对象的。而且,<报销申请人>这个“角色”还无法与“岗位”关联,因为企业组织架构内几乎所有的“岗位”都可以提交报销申请,如果非要将“岗位”匹配给本步骤,则需要将企业所有的“岗位”都关联上。在实际操作中,这当然是不可能的,也是无意义的。

设计流程是用岗位还是角色?


在绘制流程图时,在制定活动执行者时,通常指的都是角色。角色名称和岗位名称可以一样。因此,虽然在设计流程时对于每个阶段的执行人虽然写的都是岗位名称,实质是角色。所以设计流程时不必硬性的区分岗位还是角色,关键是活动阶段是有明确的执行者,名称就不重要了。

在应用系统设计时如何应用角色和岗位


“角色”与“岗位”的关联要求每一个“流程步骤”都要先关联一个“角色”,然后再将“角色”与“岗位”关联。在“角色”与“岗位”关联时,可能还存在“授权”的问题。
通过“流程步骤”关联“角色”,再由“角色”关联“岗位”的方式,实现“流程”与“岗位”的“松耦合”。当组织架构有调整时,只要断开原来的“角色”和“岗位”关联关系,重新分配新的关联关系即可。需要特别指出的是,默认企业是有“岗位”的,所以与“角色”关联的是“岗位”。但在实际操作中,有的企业没有“岗位”的设置,部门下面直接是“人”,此时就要将“人”与“角色”进行关联。有的企业管理的管理细度不够时,建议还是先建立岗位,然后再逐步细化,此时也可以先将“角色”与“部门”关联,然后再细化到“岗位”或“人”。






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