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电子邮寄,让主管慢性失职及失能

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电子邮寄,让主管慢性失职及失能

                                                                             作者:杜书伍 (联强国际集团总裁兼执行长)

电子邮寄的功能强大,能在瞬间就同时邮寄讯息给成千上万的人,是一个非常好用、且效率极高的工具。

过去,特定讯息要发送,必须透过层层主管接收讯息、掌握住要点后,再往下传递。一层层传递时效既慢,传递到末稍的讯息,也易有所偏差。现在,只要发出一封电子邮件,直接点选直接部属、部属的部属、甚至其它部门的同仁为收件人,讯息即可跨部门跨层级同步「传达」出去。而原来处于「承上启下」地位的中层主管,也因为此一功能,放心的以为上层主管的讯息已同步传给自己及部属,部属「应该都有收到讯息,他们都会知道」,而未再作任何确认动作。

但是,讯息有其不同的深浅及难易程度,收讯端解读愈透澈,执行就愈落实,也愈灵活。而组织的架构之所以设计不同层级主管以及基层员工,就是因为解读能力有其差异。如果天真的以为,「讯息送到就OK」,那就显示出你的肤浅,以及执行能力可能出现缺失。

因为,若是其它配合部门的人关注度与解读度有所不足,此虽为其部门主管的责任,但因对方势必执行不佳,相对就会影响自己部份的绩效。但是,倘使是自己的部属关注度与解读度不足,那不仅是自己的责任,同时也直接影响自己的整体绩效。所以,一个部门执行力不彰,内部运作各唱各的调,而形成混乱、绩效不彰的结果,都是源自于主管的失职。

当一个主管认为「讯息送到就OK」,容易产生「我不必再告知了」的认知,这将是最大的盲点与陷阱的开始。因为,倘使一个主管有认知到要负起「让部属都知道」的责任时,他会先深度的去理解讯息的意涵与精神,同时思考用部属容易了解的「说法」,详加解说。并且,持续观察部属的反应及行为,以侦测部属是否完全理解。

经过这样的过程,主管本身也会在「教学相长」的情况下,对讯息有更深一层的理解,学得知识及深度。同时,主管也能从「说法」与「部属认知度」的差异中,认知到基层、资深人员等不同背景的人,有不同的思维习惯与盲点,进而培养主管非常重要的能力之一─「对部属的了解」(因为不了解部属,如何管理、辅导部属?)而且,为了提高部属的认知了解度,主管也会去思考出更好的「说法」,如此一来,即能不断提升其表达、论述的技巧与能力。

所以,当电子邮件可高效率的同时寄送到各层级部属的情况下,主管不知不觉中忘掉了─「确实让部属充分认知,才能落实执行」的职责,那就是失职。久而久之,因为不需要去思考「如何解说」,忽略去深度思考讯息的意涵与精神,渐渐的,能力深度无法提升,甚至还会逐渐退化;同时,表达与论述能力,也无法精进,这就是失能。

所有的事物有一好,必有一坏,最重要的是,要有配套措施来弥补其缺失。因此,主管不能因为电子邮件的自动传送,而不自觉的「自废武功」,放掉原来主管职责该做的事情。否则,好的工具,反而戕害了管理的职责与职能。




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Solo

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解放 发表于 2014-4-18 02:26:26
看帖要回,回帖才健康,在踩踩,楼主辛苦了!
暗黑精灵 发表于 2014-4-18 02:27:15
跟大家交流一个ITIL的概念吧:ITIL证书是IT服务人员通过官方提供者APMG 的授权培训、并经过严格考试后取得的资格证书。该证书分为:基础级别( Foundation )、专家级别(Expert )、大师级别(Master)。ITIL证书主要由EXIN和ISEB两大机构颁发,两者使用同样试卷,具有同等权威,ITIL证书全球通用.
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