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项目管理中的演讲艺术

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来自- 广东广州

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发表于 2012-10-18 14:00:06 | 显示全部楼层 |阅读模式 来自- 广东广州
项目经理是沟通渠道中最重要的一环,而在沟通过程中,项目经理最重要的任务是传达信息。传达信息的方式有多种,通常,项目经理更希望面对面的沟通,这有利于信息的及时、正确的接受。在项目经理的工作中,演讲是必不可少的一项沟通活动。这里的演讲并非一般意义上的宣讲会,它包括了作报告、主持会议、面向干系人的信息传达等等。Scott Berkun(Microsoft Engineering Group PM)说:“一名演讲者不一定是一位项目经理,但项目经理一定是一位好的演讲者”。
    在我们从事项目沟通工作的时候,往往一次短暂的会议,或一个收集需求的头脑风暴,抑或是面向发起人和高层的定期状态报告,无不体现着演讲艺术的重要性。演讲是项目沟通工作中的一个小的组成部分,但却不是一个简单的过程,它不仅仅是清晰的表达和回馈的记录,整个演讲过程,本身就是一项项目活动。它有前期准备、启动、进展、控制和收尾过程,任何一个环节出问题,往往会导致信息传达或收集的不完整,或者影响到项目经理自身发展。更重要的,一次演讲不仅会影响到干系人对项目经理和项目本身的看法,也是项目经理提高自我控制力的学习过程。

     新上任的项目经理,或是这个行业的新手,在面对演讲这个众人场合时,或多或少会存在恐惧心理。在Scott Berkun的畅销书《Confessions of a public speaker》中,作者列举了人们所害怕的事情,其中排在第一位的竟是当众演讲。这是因为人类大脑在满足独自站立、身处空旷处(如演讲台)和众人注视下的时候,会自然产生恐惧感,神经系统导致你这个时候容易语无伦次和思路不清晰。无疑,这对于需要正确引导信息的项目来说,是很危险的。信息传达不明确、需求收集不完整、风险评估不准确、项目状态不明晰...你可以想到一切导致项目出现挫折的后果,虽然它不一定导致项目失败,不过在沟通的重要性面前,项目的风险大大增加。结合我自己的体会,如果信息传递不准确,项目的状态是逐渐走向衰落的。
每个项目经理都需要了解演讲的艺术,并把它运用到实际的工作中。那么,在演讲过程中,项目经理如何做到游刃有余呢?这么几个关键词或许对你有帮助:准备充足,找对路线,临场应对,演讲行为学。

前期准备
首先,至少你要知道你演讲的议题是什么,你的受众群体是谁,你的可控时间是多少,你有多少信息想要传达,你自己想得到什么。前期准备对于一次成功的演讲是最重要的,做不到知己知彼,往往导致演讲受挫。大多数时候,项目经理面对当众演讲时所产生的恐惧心理,是由于前提准备不够充分导致。在演讲前的一小时,你需要告诉你自己:我已经准备好了一切。
· 你需要完全了解你的议题,你该讲什么,该忽略什么,这个议题的重要性(因为它影响到演讲的时间)
· 你需要面对谁演讲:干系人是高层、客户还是实施团队。受众群体的敏感性是什么:站在对方角度,考虑他想从你的演讲中得到什么。你对观众的熟悉程度: 如果你和他们很熟悉,你的演讲空间就会很大,如果你仅仅是了解对方,保持谨慎的演讲氛围,如果你完全不了解其中大部分人,遵守流程和制度是比较聪明的选择。
· 你的可控时间是多少?你需要避免喋喋不休,避免不自然和一本正经。如果你僵硬的做演讲,你的听众会觉得你在耽误时间。
· 你有多少信息要传达,你想得到什么?你需要了解你想要传授的信息量。如果是项目状态报告,干系人是高层和客户,请尽量压缩具体的复杂的信息,重点放在数字、结果而不是过程。演讲中你有得到反馈的时间,你需要准备好你想得到的信息,在演讲后的Q&A时间里收集并整理。
· 辅助材料。你是否需要一个PPT?或者仅仅是一些表格?还是你只需要一只签字笔在白板上陈述?这和你的演讲题目的正式程度有关。高层喜欢看控制图和进度表,客户喜欢看demo和界面UI,而面对team review,可能一支笔就够了。另外,需要注意的是,辅助材料容易影响到演讲的成败,因为在行为学中,听和看之间,人往往喜欢看,而不是听。
· 如果可以,你甚至可以自己模拟一次演讲的过程。

找对路线
一个好的演讲场所能激发受众群体和你自己的创造性,而不利的演讲场所可能会让所有人感到尴尬。另外,你在演讲前的场所的布置上,也需要做一些工作:
· 如果你是面向客户的一次状态报告会议,一间干净、明亮和宽敞的会议室或是一个好的选择;如果你在和你的研发团队做phase review,紧凑、相对集中的位置更能保证团队的凝聚力,同时别忘了白板和签字笔;如果演讲的受众是高层,尽量把位置安排的正式,保留一定空隙,这时候你的演讲不需要走来走去,而是需要保证任何人都能够清晰的听到你的陈述,并做出反馈。
· 请关注你的听众的人数,或者大致人数,从而预估演讲过程中的“噪音”。
· 请提前达到演讲场所,并测试演讲设备(投影仪,耳机或音响)。提前到达的另一个好处是,你可以坐在观众的位置看看你将要站立的位置,从而感觉是不是合适。
· 演讲前,尽量能和观众有所交流,以拉近距离。

临场应对
你可能得到听众的批评、职责和嘲笑;你可能会觉得自己说的别人都不能理解;你也许会发现自己的演讲仅仅是别人的催眠过程。在这些时候,你需要做的,就是演讲过程中的控制力:
· 你需要明确你的立场,并让你的陈述尽量简单明了。一语中的是一个不容易达到的境界,不过你可以通过前期的准备,把观点和信息尽可能的压缩。记住,唠叨和反复一个问题是任何人都不想听到的。
· 语言的艺术。尽量少说“No”、“I'm not sure”、“Maybe”这类词,相反你应该多试试定语和形容词,或者明确坚定的词汇,比如某个时间达到某个程度、是或否等等。你可以用比拟的方式,来减轻一个严肃问题的严肃程度(不过当你需要传达给高层或客户一个准确的信息时,切不可含糊和随意); 当你面对一个尖刻的问题,如高层针对“为什么项目进度延期”的问题而质疑时,你需要准确的陈述原因并且表述应对措施(其实高层往往不在意原因,而在意解决的力度,不过这并不是你不表述原因的理由)
· 转移的价值。演讲的过程中,被人打断是一个正常的现象,但这个时候往往会让你的思绪断路,抑或你面对问题应接不暇。你需要控制这种情况,你可以有选择的转移,比如“这个问题在之后会讲”。
· 互动。无论你的观众是高层也好,客户也好,但你是演讲者,你就是主角。你需要在演讲过程中给与观众接受信息的时间和提问的时间
· 尽早结束。一次演讲就是一个项目,都需要尽早结束。拖的太久往往造成不可控制和信息混乱。

演讲行为学
你需要明白一点,你的演讲不能带来紧张的气氛,或者说你不应该引导你的演讲走向紧张气氛,这会使演讲搞砸。项目管理中的演讲不一定要生动有趣,但不意味着死板,你可能需要一些肢体语言,不过不是手舞足蹈;微笑和善意的解释,比生硬的语气更有利。听起来简单,做到并不容易,因为拥有技术背景的项目经理更多,认真和尖刻是这些人的代名词。你不一定要圆滑,但至少你不能一板一眼的说某一点。
· 面向高层的演讲,你应该多训练清晰的表达和准确性的程度,你还需要了解在合适的时间做合适陈述,比如当项目进度落后或超支时,带有愧疚感的态度不是你应该有的,合理的方式是提供自信的建议和意见。
· 如果你的观众是客户,你该小心自己的语气,分清立场的同时,你应该关注客户微妙的表情。客户往往很关注项目本身而不是你的一大套无用的废话。如果他喜欢听你讲,尽量站立有利于双方的角度分析问题;如果他不愿意听你讲太多,提供你的意见和一个谨慎的答复(而不是承诺),然后迅速解决话题。
· Team间的演讲,你应该以引导为主,充分发挥团队的智慧。你说的不一定要多,多提些有建设性的问题出来更好。
大致结合自己的体会和想法写了一些自认有价值的点,但这些绝不足以让你在任何演讲场合都游刃有余。由于项目经理工作的特殊性,故项目经理的演讲也具备了准确、具体、精炼扼要的特点。其实你可以把上述的每一点同样运用于项目经理日常的沟通,而并不一定是正式的演讲,但显然,在演讲的场合,这些更显的重要。可能你觉得一次演讲仅是项目中的一件微不足道的事,不过它的确能逐渐的影响你的项目和你个人的发展。从每一个细节入手,才是体现项目经理价值之处

作者:陈祖峰  文章来源:项目管理沙龙http://www.pmsalon.net/viewthread.php?tid=6428&extra=page=3
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发表于 2012-10-27 21:19:30 | 显示全部楼层 来自- 广东广州
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