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[PRINCE2/Agile] Prince2主题6-问题和变更控制步骤[跟我学Prince2之67]

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发表于 2020-4-4 15:42:55 | 显示全部楼层 |阅读模式
PRINCE2提供了一套通用的方法来处理变更请求、不合格项和问题/关注,下图所示。/ x1 q% m. t6 c/ G, ^3 M

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       获得
       第一步是初步分析,判断所提出问题的类型,决定进行正式还是非正式管理。
       项目经理会碰到很多无需正式对待就能处理的问题,特别是那种立即就能解决的问题-例如,有人反映他们的现场通行证即将过期,这种时候项目经理自然应采取最佳的纠正性行动。
       区分问题适合于非正式管理还是正式管理,目的在于:
       ○确保决策是由项目管理团队的恰当层次作出的;
       ○避免项目管理委员被太多问题淹没而减少处理关键问题的时间:
       ○减少项目经理在日常工作中的行政管理负担。
       正式管理的问题需要记入问题登记单,并标上唯一的识别码。就此问题应创建问题报告,获得有关信息。让提出问题的人来创建最初的问题报告,是很有帮助的。

       检查
       下一步是通过影响分析来检查问题:
       项目经理需要考虑是否值得做详细的影响分析,因为这么做其时间和努力本身就可能造成对计划的偏离。
       影响分析应考虑该问题对以下方面的影响:
       ○项目的时间、成本、质量、范围等绩效目标;
       ○项目商业论证,特别是对收益的影响;
       ○项目风险概况,即对项目面临的总体风险的影响。
       如果项目是项目群的一部分,应考虑变更对项目群的总体影响。不属于项目群的其他项目也可能受到影响。
       不要误以为对问题影响的检查只限于对客户的影响。影响分析必须涵盖商业、用户和供应商三者-例如,供应商实施某变更的成本和工作量,以及哪些产品需要变更。做完影响分析之后,问题的严重程度和优先排序应重新评估。
       问题登记单和问题报告应更新以包含上述信息,提出问题和创建问题报告的人员(如果不是同一个人的话)应始终参与它的状态评价。
       关于问题优先排序和严重程度,在提出解决方案之前,最好征求项目管理委员会的意见。
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       提议
       在充分了解问题的影响之后,下一步是考虑各种应对方案并提议行动步骤。
       应考虑每一种方案对项目的时间、成本、质量、范围、收益和风险等绩效目标的影响。实施该方案的好处,应与相关时间、成本、风险等进行平衡。

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       对风险的考虑应涵盖项目风险(即如果无法在容许偏差范围内完成)和运营风险(例如项目产品付诸使用后潜在的绩效问题)。
       如果所提出来的任何一份方案可能导致阶段或项目超出容许偏差,那么请考虑就此方案准备一份例外报告,与问题报告一同提交。

       决定
       有些问题项目经理可以直接处理而无需向项目管理委员会报告。例如,已获批准的详细设计文件的一个不影响任何其他产品的小变更,项目经理就可以自行处理(如果配置管理战略许可),条件是就此处理作了正式记录。
       其他问题就需要上报项目管理委员会(或其授权的变更管理组织)请示。上报可以用问题报告形式(作为建议请求的一部分),也可以用例外报告(如果准备采用的处理方案可能导致例外)。DevOps
       对于提交上来的问题和例外,项目管理委员会可能的反应:
       ■变更请求
       批准变更;拒绝变更;推迟决定;要求更多信息;要求一份例外计划(如果在变更管理组织的权限内尚不能实施该变更请求)
       如果变更请求涉及额外成本,主要有3种办法解决资金的问题:使用变更预算(如果使用了该预算且额度够用)、增加项目预算、削减该项目其他因素的范围。注:不能使用成本容许偏差支付变更请求
       ■不合格项
       授予一个特许;指示解决不合格项、推迟决定;要求更多信息;要求一份例外计划(如果在变更管理组织的权限内尚不能授予特许)
       项目管理委员会可能决定接受不合格项,不立即采取纠正性行动。这就叫特许。如果产品得到了一个特许,在交付给用户之前产品描述应作修订。
       ■问题/关注
       提供指导;要求一份例外计划
       如果放宽阶段容许偏差的话,该问题/关注能否解决?
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       实施
       项目经理将:
       ○采取必要的纠正性行动(例如更新工作包或签发一个新的工作包),或
       ○创建一份例外计划请求项目管理委员会批准。
       不管是哪种情况,项目经理都要把所作决策更新到问题登记单和问题报告里,并通知所有利益相关方。
       一旦问题结束,项目经理应更新问题登记单和问题报告。
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